Quy trình xuất kho và lập phiếu xuất kho theo thông tư 133

[Dương Nguyễn]

Khi thực hiện xuất kho kế toán cần tuân thủ theo các bước để tránh sai sót. Công việc lập phiếu xuất kho không quá khó, tuy nhiên lại yêu cầu sự chính xác và đầy đủ. Vậy quy trình xuất kho và lập phiếu xuất kho theo thông tư 133 cụ thể như thế nào? Các bạn cùng tham khảo bài viết sau

I.Quy trình xuất kho trong doanh nghiệp
Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng gồm 6 bước như sau:
Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho
Đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đòi hỏi xuất kho lập Phiếu yêu cầu, đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau phụ trách, chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho.
Bước 2: Phê duyệt đề nghị:
Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định.
Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt. Đối với hàng bán thì có thể không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt
Bước 3: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.
Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chúng ta chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng theo yêu cầu.
Bước 5: Xuất kho
Nhân viên quản lý kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất (đã có đầy đủ xác nhận của các quản lý bộ phân liên quan: kế toán, thủ kho, nhận hàng) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải nếu cần thiết.
Bước 6: Cập nhật thông tin
Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng tồn kho. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.
II.Hướng dẫn lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán dùng để theo dõi lượng vật tư, công cụ dụng cụ hay hàng hoá cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Đây sẽ là căn cứ để kiểm tra, hạch toán chi phí trong doanh nghiệp.
1.Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

Tải mẫu tại đây: Phiếu-xuất-kho-mẫu-số-02-VT-Thông-tư-133
2.Cách viết phiếu xuất kho theo thông tư 133
Cách viết các chỉ tiêu, khoản mục trong phiếu xuất kho chi tiết như sau:

• Đơn vị/ Bộ phận: (mục góc trên bên trái) ghi rõ tên của đơn vị, bộ phận xuất kho. Hoặc có thể đóng dấu đơn vị.
• Ngày tháng năm: ghi ngày tháng tại thời điểm lập phiếu.
• Số: ghi theo thứ tự từ nhỏ đến lớn và phải ghi liên tục, không được ghi rời nhau.
• Nợ/ Có: ghi số tài khoản đối ứng.
• Họ tên người nhận hàng: Họ tên đầy đủ của người nhận hàng (có thể là người trong hoặc ngoài DN)
• Đơn vị (bộ phận): ghi rõ đơn vị hay bộ phận của người nhận hàng.
• Lý do xuất kho: bạn nên ghi rõ lý do xuất kho để làm gì? mục đích xuất kho.
• Các cột A, B, C, D: Bạn điền đầy đủ thông tin và các khoản mục như số thứ tự, tên hàng hoá, vật tư công cụ dụng cụ,… mã số và đơn vị tính.
• Cột 1: Ghi yêu cầu xuất kho về số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá, công cụ dụng cụ…
• Cột 2: Đây là số lượng thực tế xuất kho. Số lượng thực tế xuất kho này chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
• Cột 3: Kế toán thực tế ghi đơn giá của vật tư, hàng hoá.Có thể ghi tuỳ theo quy định hạch toán của Doanh nghiệp.
• Cột 4: Thành tiền của từng loại vật tư, hàng hoá cụ thể xuất kho. (Thành tiền = Số lượng thực nhập * đơn giá).
• Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
• Tổng số tiền viết bằng chữ : Ghi tổng số tiền trên Phiếu xuất kho bằng chữ viết.
• Số chứng từ gốc kèm theo nếu có.
• Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên giống nhau.
• Khi phiếu xuất kho được lập xong, người lập phiếu, kế toán trưởng ký và sau đó chuyển sang Giám đốc, người có uỷ quyền xác nhận và ghi rõ họ tên. Và giao cho người nhận cầm phiếu xuất kho xuống kho gặp thủ kho để nhận hàng hoá, vật tư…
• Sau khi vật tư, công cụ, hàng hoá đã được xuất kho thì thủ kho ghi vào cột số 2 về số lượng thực xuất của từng loai, ghi đầy đủ ngày tháng năm xuất kho. Đồng thời ký tên và cùng người nhận ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ.
• Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu lại ở bộ phận lập phiếu.
• Liên 2 sẽ do thủ kho giữ. Thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán ghi cột 3 và 4 và hạch toán ghi sổ kế toán.
• Liên 3 do người nhận hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp.