Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), không phải tất cả các khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra đều được tính vào chi phí hợp lý để giảm thuế. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định, một số chi phí có thể bị loại khi quyết toán, làm tăng số thuế phải nộp.
Vậy những khoản chi phí nào không được trừ khi tính thuế TNDN? Làm sao để tránh sai sót? Cùng thảo luận nhé!
Vậy những khoản chi phí nào không được trừ khi tính thuế TNDN? Làm sao để tránh sai sót? Cùng thảo luận nhé!
1. Nguyên tắc chung về chi phí không được trừ
Theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), một khoản chi phí sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN nếu:
Không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Không thực hiện đúng quy định về thanh toán.2. Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
a) Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ
- Mua hàng hóa, dịch vụ nhưng không có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ hợp pháp.
- Hóa đơn bị tẩy xóa, sai sót không điều chỉnh hợp lệ.
- Hóa đơn mua của doanh nghiệp bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động (bị cơ quan thuế xác minh).
Cách tránh sai sót: Kiểm tra kỹ thông tin nhà cung cấp, xác minh mã số thuế trước khi giao dịch.
b) Chi phí lương, thưởng không đáp ứng quy định
- Lương, thưởng không có hợp đồng lao động hoặc không chi trả qua ngân hàng.
- Chi phí tiền công trả cho cá nhân nhưng không có chứng từ hợp lệ.
- Khoản thưởng cho nhân viên nhưng không có quyết định thưởng, quy chế nội bộ.
Cách tránh sai sót: Lập đầy đủ hợp đồng lao động, chứng từ thanh toán và hồ sơ lương thưởng hợp lệ.
c) Chi phí trả lãi vay không hợp lệ
- Lãi vay vượt mức 30% EBITDA theo quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP.
- Lãi vay từ cá nhân không có hợp đồng vay rõ ràng.
- Vay vượt mức vốn điều lệ nhưng lãi vay không phục vụ hoạt động kinh doanh.
Cách tránh sai sót: Ghi nhận đầy đủ hợp đồng vay vốn, chứng từ thanh toán lãi vay hợp lệ.
d) Chi phí khấu hao tài sản cố định không hợp lệ
- Tài sản không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Khấu hao vượt mức quy định hoặc không sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
- Tài sản không đăng ký trong sổ kế toán hoặc không có biên bản bàn giao sử dụng.
Cách tránh sai sót: Đăng ký tài sản cố định, lập bảng trích khấu hao theo đúng quy định.
e) Chi phí tiếp khách, quà tặng, quảng cáo không hợp lý
- Chi phí tiếp khách, tiếp thị không có hóa đơn chứng từ.
- Mua quà biếu khách hàng nhưng không có hợp đồng, không phục vụ kinh doanh.
- Chi phí quảng cáo vượt quá thực tế phát sinh.
Cách tránh sai sót: Lưu giữ hợp đồng, bảng kê chi tiết, hóa đơn hợp lệ cho các khoản chi này.
f) Các khoản phạt và chi phí vi phạm pháp luật
- Tiền phạt do vi phạm hành chính, chậm nộp thuế, vi phạm hợp đồng kinh tế.
- Khoản chi phí liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật, tham nhũng, hối lộ.
Cách tránh sai sót: Kiểm soát tuân thủ pháp luật để tránh bị loại chi phí này.
3. Cách kiểm soát và tránh bị loại trừ chi phí
Kiểm tra hóa đơn, chứng từ trước khi hạch toán
- Đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hợp pháp theo quy định.
- Kiểm tra kỹ nhà cung cấp trước khi giao dịch.
Tuân thủ nguyên tắc thanh toán không dùng tiền mặt
- Các khoản chi trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng.
- Đảm bảo chứng từ chuyển khoản khớp với nội dung thanh toán.
Ghi nhận đầy đủ hồ sơ lương, thưởng, hợp đồng vay vốn
- Hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán phải có đầy đủ.
- Hợp đồng vay vốn với cá nhân cần có điều khoản rõ ràng, có lãi suất hợp lý.
4. Câu hỏi thảo luận
- Doanh nghiệp của bạn đã từng bị loại trừ khoản chi phí nào khi quyết toán thuế chưa? Vì sao?
- Làm sao để đảm bảo tất cả chi phí được trừ hợp lệ?
- Khi nào doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế do kê khai sai chi phí?
- Có cách nào tối ưu chi phí hợp lệ để giảm thuế TNDN không?
Ai có kinh nghiệm thực tế thì vào chia sẻ nhé!