Lê Minh Quỳnh
New member
Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng
Viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất... trên hóa đơn giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi đối với kế toán mới vào nghề. Xử lý các trường hợp sai sót đó theo Thông tư 39/2014/TT-BTC - Hướng dẫn về hóa đơn mới nhất hiện nay.
1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn.
2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn:
a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai - kẹp tại cuống của quyển hóa đơn
(Chú ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé - Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)
b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế:
- Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập
Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.
(chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).
( Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.
Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai- hạch toán.
- Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
c, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
- Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hướng dẫn ở điểm C này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế
mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê khai thuế)
Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các bạn xem thêm tại đây: Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
Ngoài ra Thông tư mới nhất là Thông tư 26/2014/TT-BTC cũng đã hướng dẫn về luật thuế HƯỚNG DẪN VỀ THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG VÀ QUẢN LÝ THUẾ
Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế : Kế Toán cần lưu ý:
TH1: Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tển hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:
TH3: Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST:
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
Viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất... trên hóa đơn giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi đối với kế toán mới vào nghề. Xử lý các trường hợp sai sót đó theo Thông tư 39/2014/TT-BTC - Hướng dẫn về hóa đơn mới nhất hiện nay.
1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn.
- Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.
- Rút kinh nghiệm: tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng ( nếu có)...cần viết trên hóa đơn để viết đúng
2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn:
a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai - kẹp tại cuống của quyển hóa đơn
(Chú ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé - Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)
b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế:
- Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập
Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.
(chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).
( Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.
Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai- hạch toán.
- Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
c, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
- Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hướng dẫn ở điểm C này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế
mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê khai thuế)
Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các bạn xem thêm tại đây: Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
- Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa - dịch vụ bán ra.
- Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
- Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
Ngoài ra Thông tư mới nhất là Thông tư 26/2014/TT-BTC cũng đã hướng dẫn về luật thuế HƯỚNG DẪN VỀ THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG VÀ QUẢN LÝ THUẾ
Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế : Kế Toán cần lưu ý:
TH1: Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tển hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:
- B1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)
- B2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót
- Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
- Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
- Tại tiêu thức: "Tên hàng hóa, dịch vụ" các bạn ghi: Điều chỉnh .....(Sai cái gì điều chỉnh cái đó)...... ghi tại hóa đơn số .... ký hiệu... ngày.. tháng .... năm..
- Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.
TH3: Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Biên bản điều chỉnh được lập thành 2 bản, ký đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản, kẹp cùng với hóa đơn đã viết sai trước đó để giải trình với CQT.
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
