* Khái niệm
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán.
* Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
– Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, qui cách, thời điểm ghi nhận mua hàng.
– Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
– Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp để xác định mức dự trữ hợp lý.
2. Kế toán quá trình mua hàng hóa trong nước
2.1 Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho
a. Tài khoản sử dụng
– Tài khoản 156 “Hàng hóa”
Tài khoản này dung để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản.
Số dư cuối kỳ ghi bên nợ:
- Trị giá mua của hàng hóa tồn kho;
- Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho;
(1) Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về nhập kho: Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho có đối chiếu với hóa đơn và các chứng từ liên quan:
(1.1) Hàng hóa nhập kho đủ (số thực tế = số ghi trên hóa đơn)
+ Phương pháp khấu trừ thuế:
Nợ 1561: Trị giá mua chưa thuế GTGT
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
(1.2) Hàng hóa nhập kho thiếu (số thực tế < số ghi trên hóa đơn)
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho
Nợ 632: Trị giá hàng hóa thiếu trong định mức
Nợ 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa xác định được nguyên nhân
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán theo hóa đơn
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho theo giá có thuế
Nợ 632: Trị giá hàng hóa thiếu trong định mức theo giá có thuế
Nợ 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa xác định được nguyên nhân theo giá có thuế
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán theo hóa đơn
(*) Khi xử lý hàng hóa thiếu:
+ Trường hợp do người bán giao thiếu:
* Người bán giao bổ sung:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thiếu
Có 1381: Trị giá hàng hóa thiếu
* Người bán không còn hàng giao bổ sung:
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá thanh toán của số hàng thiếu
Có 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa có thuế GTGT
Có 133: Thuế GTGT của số hàng hóa thiếu
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 111, 112, 331: Trị giá thanh toán của số hàng thiếu
Có 1381: Trị giá thanh toán của số hàng thiếu
+ Trường hợp do cá nhân làm mất hàng hóa phải bồi thường hoặc tính vào giá vốn hàng bán:
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1388: Phải thu khác
Nợ 632: Tính vào giá vốn hàng bán giá trị hao hụt mất mát sau khi trừ số thu hồi, bồi thường
Nợ 334: Số bồi thường trừ vào lương người lao động
Có 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa thuế GTGT
Có 133: Thuế GTGT của số hàng hóa thiếu
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1388, 334,…: Bồi thường vật chất
Nợ 632: Tính vào giá vốn hàng bán
Có 1381: Trị giá hàng hóa thiếu bao gồm cả thuế GTGT
(1.3) Trường hợp hàng hóa nhập kho thừa (số thực tế > số ghi trên hóa đơn)
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá mua chưa thuế GTGT theo hóa đơn
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331, 141…: Tổng giá thanh toán
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331, 141,…: Tổng giá thanh toán
(*) Khi xử lý hàng hóa thừa:
+ Trường hợp do người bán giao thừa:
Doanh nghiệp đồng ý mua số hàng hóa thừa đó:
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá mua chưa thuế GTGT
Nợ 133: Thuế GTGT của số hàng hóa thừa
Có 111, 112, 331,…: Giá thanh toán số hàng hóa thừa mua bổ sung
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Trị giá thanh toán số hàng hóa thừa mua bổ sung
Có 111, 112, 331,…: Giá thanh toán số hàng hóa thừa mua bổ sung
+ Trường hợp hàng hóa thừa không xác định được nguyên nhân:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thừa
Có 711: Tính vào thu nhập khác
Có 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán
(2) Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn: Doanh nghiệp vẫn phải nhập kho hàng hóa và lưu phiếu nhập kho vào hồ sơ “hàng về chưa có hóa đơn”. Nếu trong tháng, hóa đơn về thì kế toán ghi sổ như trường hợp hàng và hóa đơn cùng về. Nếu đến cuối tháng, hóa đơn vẫn chưa về thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính
Có 331: Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính
Sang tháng sau, khi hóa đơn về kế toán xóa bút toán giá tạm tính (tháng trước đã ghi sổ) bằng bút toán đỏ (âm) sau đó ghi bút toán thường theo giá hóa đơn:
+ Xóa bút toán giá tạm tính:
Nợ 1561: (Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính)
Có 331: (Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính)
+ Ghi bút toán thường theo giá hóa đơn:
Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa mua chưa thuế
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
(3) Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về:
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 151: Trị giá hàng hóa mua chưa thuế
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 151: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho:
– Hàng nhập kho đủ:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho
Có 151: Trị giá hàng hóa thực nhập kho
– Hàng nhập kho thiếu:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho
Nợ 632: Trị giá hàng hóa thiếu trong định mức
Nợ 1381: Trị giá hàng hóa thiếu ngoài định mức
Có 151: Trị giá hàng hóa theo hóa đơn
– Hàng nhập kho thừa:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa theo hóa đơn
Có 151: Trị giá hàng hóa theo hóa đơn
(*) Xử lý hàng thiếu, thừa tương tụ trường hợp hàng và hóa đơn cùng về
(4) Trường hợp doanh nghiệp đặt trước tiền mua hàng cho người bán:
– Khi đặt trước tiền mua hàng hóa cho người bán:
Nợ 331: Số tiền trả trước
Có 111, 112,…: Số tiền trả trước
– Khi nhận hàng hóa:
Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa mua chưa thuế
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 331,…: Tổng giá thanh toán
Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Tổng giá thanh toán
Có 331: Tổng giá thanh toán
– Trường hợp số tiền doanh nghiệp trả trước < số phải trả, số chênh lệch doanh nghiệp chi tiền thanh toán thêm cho người bán:
Nợ 331: Số tiền chênh lệch
Có 111, 112,…: Số tiền chênh lệch
– Trường hợp số tiền doanh nghiệp trả trước > số phải trả, số tiền ứng thừa người bán trả lại cho doanh nghiệp bằng tiền:
Nợ 111, 112: Số tiền chênh lệch
Có 331: Số tiền chênh lệch
(5) Trường hợp hàng hóa có bao bì đi kèm:
– Trường hợp bao bì đi kèm tính giá riêng: Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1532: Bao bì luân chuyển (Trị giá bao bì chưa thuế)
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1532: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
– Trường hợp bao bì đi kèm không tính giá riêng mà trả lại cho người bán:
Doanh nghiệp chủ động theo dõi trên hệ thống quản trị và ghi chép thông tin trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Đồng thời nếu doanh nghiệp phải ký cược cho người bán về giá trị bao bì:
Nợ 244: Số tiền ký cược
Có 111, 112,…: Số tiền ký cược
(6) Trường hợp hàng hóa mua vào sau đó chuyển bán thẳng không qua kho:
Phương pháp khấu trừ:
Nợ 632: Bán thẳng không qua kho (chưa có thuế GTGT)
Nợ 157: Gửi bán thẳng không qua kho
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,….: Tổng giá thanh toán
Phương pháp trực tiếp:
Nợ 632: Bán thẳng không qua kho
Nợ 157: Gửi bán thẳng không qua kho
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
(7) Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh:
Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1562: Chi phí thu mua chưa thuế
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1562: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
(8) Trường hợp phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:
Phương pháp khấu trừ:
Nợ 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
Có 1561: Ghi giảm giá trị hàng hóa theo giá chưa thuế
Có 133: Ghi giảm thuế GTGT được khấu trừ tương ứng
Phương pháp trực tiếp:
Nợ 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
Có 1561: Tổng giá thanh toán
(9) Chiết khấu thanh toán được hưởng:
Nợ 111, 112, 331: Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng
Có 515: Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng
