Chia sẻ Cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán khoa học

[gmo.kaike]

Một số mẹo về cách lưu trữ chứng từ kế toán và sắp xếp hợp lý. Gợi ý kế toán sắp xếp chứng từ theo từng bộ hay theo trình tự thời gian

Chứng từ kế toán được hiểu là những hóa đơn, giấy tờ từ hoạt động giao dịch doanh nghiệp. Do đó chứng từ kế toán chính là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý. Sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp và lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra.

Quy định về cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán
Không có quy định bắt buộc về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Mỗi đơn vị tùy theo tình hình cụ thể sẽ lựa chọn những cách sắp xếp sao cho: dễ bảo quản, dễ tìm kiếm để phục vụ cho công tác quản lý nội bộ cũng như giải trình với các cơ quan chức năng.

Doanh nghiệp có thể sắp xếp theo: Từng bộ chứng từ chung hoặc từng bộ chứng từ riêng biệt

cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ chung
Với cách sắp xếp này, kế toán sẽ cần tổng hợp 2 bộ chứng từ lớn đó là Tờ khai thuế và Hóa đơn (đầu vào và đầu ra).

Tờ khai thuế
Thông thường kế toán sẽ sắp xếp tờ khai thuế theo quý. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả những gì liên quan đến khai thuế:

• Tờ khai thuế GTGT
• Tờ khai thuế TNCN
• Tờ khai thuế TNDN
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra
Kế toán nên sắp xếp các loại hóa đơn này theo trình tự thời gian. Xếp theo từng kỳ kê khai thuế tương ứng với bảng kê mua vào kỳ đó giống như trên tờ khai thuế đã nộp.

Lưu ý về giá trị hóa hơn đầu vào:

• Nếu hóa đơn < 20 triệu mà thanh toán tiền mặt:
  Hóa đơn kẹp cùng phiếu chi tiền + phiếu nhập kho.
• Nếu hóa đơn > 20 triệu mà thanh toán chuyển khoản:
  Kế toán photo Ủy nhiệm chi kẹp cùng để tiện theo dõi công nợ và giải trình
• Đối với tờ khai hải quan nhập khẩu thì phải kẹp cùng chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Nguồn: Cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán khoa học